Excel プルダウンリスト(ドロップダウン)の作り方

プルダウン(ドロップダウン)リストとは

あらかじめ項目を用意しておき、その中から選択してもらい入力の手間や入力ミスや、主旨以外の選択を避けるために使うことが多いですね。

項目リストを用意しての作成　(別sheetに項目リストを作る場合)

ここでは仮にsheet１に ” 項目リスト ” sheet２を ” 動物 ” としておきます。
同じsheetでも良いのですが…今後項目が増えたり変更したり管理をする場合別のsheetにリストを
用意したほうが利便性が良いと思います。

項目リスト(sheet)にプルダウン(ドロップダウン)リストに表示させたい項目リストを入力します。

項目リストsheetの方に入力します。

プルダウン(ドロップダウン)させたいセルを選択します。

プルダウン(ドロップダウン)リスト(※以下プルダウン)させたいセルを選択して
データ▶入力規則▶設定▶条件の設定のすべての値からリストを選択▶OKの順にクリックします。

丸で囲んで有るマークをクリックします。

” データ入力規則バー ”が出現します。

” データ入力規則 ”のバーが出たら、項目リストのsheetに移ります。

項目リストsheetの項目を選択します。

選択されていることを確認できたら ” OK ” をクリックしますと完成です。

赤丸で囲われているマークをクリックもしくは、” Alt + 矢印上下 ” でプルダウンリストが展開します。

入力値に入力する作成方法

プルダウンリストを作成したいセルに直接入力したもので作る方法です。
データ量が少なく簡易的に作るに適しています。
この場合 ” 動物 ” sheet２のみでの作業になります。

プルダウンリストを表示したいセルを選択します。

① 〜 ⑤ の順に選択してOKをクリックします。

選択で表示したいプルダウンリストの項目を入力します。
表示したい項目の区切りは半角の ” , ”カンマ で区切ります。

完成になります。

もう１つの方法として、丸で囲んで有るマークをクリックして

あらかじめ選択項目をセルに入力しているのであれば、そのセルを選択しても作ることができます。

複数のプルダウンリストを使って選択肢が変わる。連動プルダウンリストの作り方

例を上げますとカテゴリ機能をプルダウンリストに追加するような時に使います。

連携プルダウンリスト作成方法

ここでは仮にsheet１に ” 項目リスト ” sheet２を ” 動物 ” としておきます。
同じsheetでも良いのですが…今後項目が増えたり変更したり管理をする場合別のsheetにリストを
用意したほうが利便性が良いと思います。

ここでは動物の種類と名前を連携プルダウンリストにしていこうと思います。

項目リストにプルダウンリストに表示したい項目を入力する

選択肢をテーブル化します

連携プルダウンリストを使う場合完成後に項目の増減がある場合がほとんどですので、あらかじめ
テーブル化して項目リストに追加するだけでプルダウンリストに反映するようにしておきましょう。

そして普段一般的に表をテーブルに変換する際はsheet全体を１つのテーブルにすることが多いと思いますが、カテゴリごとに、それぞれの列を個別にテーブルにしていきます。

先ずは１列目から選択肢となる ” 性別 ” とその性別の選択肢となる２段目以降となるセル範囲を合わせて ” 範囲選択 ”してホームタブの ② に有る ” テーブルとして書式設定 ” からお好みのスタイルを選んで下さい。

表示されたダイアログボックスで、テーブルに変換したい範囲が正しいか確認し
” 先頭行をテーブルの見出しとして使用する ” にチェックが付いているのを確認したら
” OK ” ボタンをクリックします。

同じ操作を ” B列 ” 〜 ” D列 ” まで行います。

ここでは、わかりやすくするために、テーブルの色を互い違いにしています。

１段目の選択肢となる元データに ” 名前を定義 ” します

１段目を ” 範囲選択 ” して ” 名前ボックス ” をクリックして任意の名前を入力します。
ポイントとして、ありがちなのは ” Enter ” の押し忘れでちゃんと定義されない場合が
有りますので、名前を入力したらちゃんと確認しましょう。

ここでは ” 種類 ” としておきます。
これで１段目の ” 名前の定義 ” をすることができました。

２段目の選択肢となる元データに ” 名前を定義 ” します

１段目の定義はすでに終わっていますので、２段目以降を ” 範囲選択 ” していただいて
” 名前ボックス ” をクリックして名前を列の１段目の名前と同じにします。ここ重要です。

ここであわてないで欲しいのですが１段目の時みたいに、名前が表示されないで ” テーブル１ ”
になってしまいます。
これは完成後に項目が増減することを見越して項目メニューをテーブル化したので ” テーブル１ ” と
表示されてしまいますが、ちゃんと名前は定義されていますので安心して下さい。

同じ操作を ” B列 ” 〜 ” D列 ” まで行います。

１段目の連動プルダウンリストの設定

１段目の連動プルダウンリストを表示させたいセルを ” 範囲選択 ” して
データ▶設定▶リスト▶元の値に ” =種類 ” と入力▶OK

※ 本来 ③ の時点で ” F3 ” キーを押しますと定義していたリストが表示されて選択するだけで
良いはずなのですが… Windows版は機能していますが、Mac版は使えないみたいですね…
改善お願いします。(2023年５月３１日現在)

１段目の連動プルダウンリストが完成しました。

２段目の連動プルダウンリストの設定

２段目は途中までは１段目と変わりませんが、” 元の値 ” のところに関数を入力します。

ここでのポイントです。
” OK ” をクリックするとダイアログボックスに ” 元の値はエラーと判断されます。続けますか？ ” と
表示されますが、これも安心して下さい。 正常に出来ていますので迷わず　” はい(Y) ” をクリック
して下さい。

このメッセージは何のエラーかというと、１段目のデータがまだ入力されていないので、２段目の
選択肢をしようがないですよ、という意味のメッセージなので、正常となります。

連携プルダウンリスト完成です‼